Aanleveren Wmo-gegevens

Voor het aanleveren van gegevens heeft u toegang nodig tot Mijn CAK Zakelijk. Hiervoor heeft u inloggevens en een AGB- of WZA-code nodig.

Lees meer over het voor het eerst aanleveren van gegevens voor de Wmo

Hoe verloopt het hele proces van indicatie tot afdragen? Wat gebeurt er nadat u gegevens heeft aangeleverd? Het staat hieronder beschreven en overzichtelijk afgebeeld in een procesoverzicht.

• Het Centrum indicatiestelling Zorg (CIZ) of de gemeente geeft een indicatie af aan de klant.
• Daarna kan de klant zorg ontvangen vanuit de Wlz of de Wmo.
• De zorgaanbieder, de gemeente of het zorgkantoor levert gegevens over deze ontvangen zorg aan het CAK. Tijdige, juiste en volledige aanlevering van die zorggegevens zorgt ervoor dat de klant op tijd, in één keer de juiste factuur ontvangt.
• Het CAK draagt de ontvangen bedragen vervolgens af aan de gemeente.

Lees meer over gegevens aanleveren

Voor een gemeente levert u de gegevens over pgb’s, kortdurend verblijf, hulpmiddelen en voorzieningen en eventueel resultaatfinanciering aan. 

• Lever deze gegevens aan via de Hulpmiddelen en Voorzieningen standaard (H&V standaard ) of via de H&V applicatie van het CAK. Die vindt u als u bent ingelogd op Mijn CAK Zakelijk .

Bekijk ook de pagina 'inzicht en overzicht zorg'

Voor uw zorgaanbieder levert u zorggegevens aan via Mijn CAK Zakelijk. Deze afgeschermde omgeving biedt u hiervoor twee mogelijkheden: de ZA Standaard of de applicatie Corfu.

• De ZA-standaard is bedoeld voor aanlevering van grote hoeveelheden klant- en productiegegevens.
• Corfu staat voor CAK Online Registratie Functionaliteit en is bedoeld om op eenvoudige wijze per klant gegevens aan te leveren.

Lees meer over het aanleveren van zorggegevens

Als u afspraken met zorgaanbieders heeft over het aanleveren van klantgegevens, vergeet dan niet om de parameters en tarieven en de productcodes door te geven voor Wmo-gerelateerde ondersteuning. De parameters en tarieven en de productcodes levert u aan in de EB-par applicatie. Dit kan tot uiterlijk 5 werkdagen voor het begin van de volgende periode.

De productcodes voor 2019 vindt u in de conversietabel 2019 (05-12-2018, pdf, 208 kB). De productcodes van 2018 vindt u in de conversietabel 2018 (04-12-2017, pdf, 213 kB). Zorg ervoor dat u goed afstemt met uw zorgaanbieders welke productcodes in uw gemeente gebruikt moeten worden. En welke productcodes voor welke zorg gebruikt moeten worden in uw gemeente.

Het is van belang dat u de parameters en tarieven tijdig en juist doorgeeft aan het CAK. Zo kunnen wij onze gezamenlijke klant tijdig van een correcte factuur voorzien.

Om de klant tijdig een juiste factuur te sturen heeft het CAK alle zorggegevens van u nodig. Levert u zorggegevens aan onder een verkeerde of onbekende productcode dan kunnen wij dit niet registreren. Het is belangrijk dat u ieder jaar de productcodes afstemt met de gemeente.

Alle mogelijke productcodes van 2019 staan vermeld in de conversietabel 2019 (05-12-2018, pdf, 208 kB).

Alle mogelijke productcodes van 2018 vindt u in de conversietabel 2018 (04-12-2017, pdf, 213 kB).

Gemeenten kunnen twee verschillende soorten productcodes hanteren:

• Algemene productcodes: deze zijn beschikbaar voor alle zorgaanbieders. U kunt voor uw zorgaanbieder aanleveren onder de door de gemeente opgevoerde algemene productcodes. In het overzicht met productcodes per gemeente (28-01-2019, pdf, 1.2 Mb) ziet u welke productcodes alle gemeenten gebruiken.
• Specifieke productcodes: deze zijn alleen beschikbaar voor de betreffende specifieke WZA/AGB-code die door de gemeente is opgevoerd bij deze productcode. In de lijst met WZA-codes (29-08-2018, pdf, 286 kB) vindt u de betreffende codes terug.

De uiterste aanleverdata voor het aanleveren van gegevens vindt u in de periodekalender. Per periode kunt hierin zien tot wanneer u kunt aanleveren.

Nadat uw bestand met gegevens is verwerkt, ontvangt u altijd een uitvalbestand. Daarin staat of de gegevens volledig zijn ingelezen. Ook ziet u of alle gegevens in ons systeem geaccepteerd zijn. Gegevens die niet geaccepteerd zijn, worden per klant vermeld met daarbij de reden.

Als u tijdig gegevens aanlevert, dan kunt u eventuele gegevens die uitvallen op tijd corrigeren.

Tijdige aanlevering heeft voor zowel u als de klant voordelen:

• De klant ontvangt geen facturen met meerdere perioden erop. Meerdere perioden op een factuur kunnen zorgen voor hogere bedragen op één factuur, wat uiteraard niet wenselijk is.
• Tevreden klanten nemen minder snel contact op. Zo krijgen zowel uw organisatie als het CAK minder klantcontacten.
• Snellere doorlooptijd bij nieuwe klanten. Het CAK kan sneller een kennisgeving, beschikking en factuur sturen.
• U ontvangt eerder de afdracht van de eigen bijdrage.
• U ontvangt eerder de terugkoppeling van gegevens die niet worden ingelezen. Als u deze voor de uiterste aanleverdatum verwerkt, ontvangt de klant minder tot geen correctiefacturen.

Lees meer over tijdig aanleveren zorggegevens

Als zorgaanbieder bent u een belangrijke schakel in de keten. Tijdige, juiste en volledige aanlevering van zorggegevens zorgt ervoor dat de klant op tijd en in één keer de juiste factuur ontvangt.

Wanneer u te laat bent met het aanleveren van gegevens, is het van belang dat u uw klanten en het CAK informeert.

Neem contact op met de CAK Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners via 088 - 711 4888 of servicedesk@hetcak.nl.

Neem contact op met de CAK Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners als u niet kunt inloggen op Mijn CAK Zakelijk. Bel 088 - 711 4888 of mail servicedesk@hetcak.nl.

Het CAK kijkt wat het probleem is en kan u eventueel nieuwe inloggegevens toesturen.

Nadat uw bestand is verwerkt, ontvangt u een uitvalbestand. Hierin staat of het bestand volledig is ingelezen en of alle gegevens in ons systeem zijn geaccepteerd. U kunt dit bestand terugvinden in het Ketenportaal op Mijn CAK Zakelijk.

Gegevens die niet zijn geaccepteerd, worden per klant in het uitvalbestand vermeld met daarbij de reden van uitval.

Lees meer over wat u moet doen met een uitvalbestand

Nadat uw bestand met gegevens is verwerkt, ontvangt u altijd een uitvalbestand. In het uitvalbestand staat of de gegevens volledig zijn ingelezen. Ook ziet u of alle gegevens in ons systeem zijn geaccepteerd.

Gegevens die niet zijn geaccepteerd, worden per klant vermeld met daarbij de reden.  Bij foutmeldingen is het belangrijk om zo snel mogelijk actie te ondernemen. Het CAK kan daarna snel een juiste en volledige factuur naar de klant sturen.

Waar vindt u een uitvalbestand?

U kunt dit bestand terugvinden in Mijn CAK Zakelijk onder 'bestanden'. Het bestand staat onder ‘retourbestand’ en kunt u het openen met Excel.

Voor gemeenten

U vindt de uitvallijsten terug in Mijn CAK Zakelijk onder 'Bestanden'. Voor meer informatie over de verschillende uitvalcodes in het bestand kunt u de Toelichting uitvallijsten H&V (08-03-2017, pdf, 38 kB) bekijken.

Voor zorgaanbieders

U vindt de uitvallijsten terug op Mijn CAK Zakelijk onder 'Bestanden'. Voor meer informatie over de verschillende uitvalcodes in het bestand kunt u de Toelichting uitvallijsten ZA (18-01-2017, pdf, 195 kB) bekijken.

 

Zodra de klant de factuur heeft ontvangen, kan hij of zij binnen 6 weken bezwaar maken. In dit geval maakt het CAK een melding. Dit noemen we een melding zorguren incorrect. Of voor gemeenten: een H&V of beschermd wonen incorrect melding.

Het CAK stuurt de melding door naar de gemeente, de zorgaanbieder of het zorgkantoor. Ontvangt u zo’n melding van ons? Dan vragen wij u de melding te onderzoeken.

• Als gemeente kunt u de reactie hierop sturen via de applicatie Porta. Deze applicatie vindt u als u inlogt op Mijn CAK Zakelijk. 
• Als zorgaanbieder kunt u uw reactie mailen naar servicedesk@hetcak.nl. Het CAK informeert de klant over uw reactie.